Gestionarea documentelor din firmă este tot mai complexă, mai ales că resursele informaționale s-au mutat în mediul online. Cum să obții echilibrul între cele două moduri de organizare a datelor de business? Află care sunt avantajele și dezavantajele în arhivarea fizică și arhivarea digitală a documentelor!
Caracteristicile arhivării fizice: avantaje și dezavantaje
Procesul de arhivare fizică se referă la organizarea și păstrarea documentelor în dosare, cutii sau dulapuri de arhivare, ordonate alfabetic, cronologic sau tematic, în funcție de necesitățile utilizatorului.
Avantajele arhivării fizice
durabilitate: documentele fizice pot rezista zeci sau chiar sute de ani dacă sunt păstrate în condiții adecvate;
acces independent de tehnologie: accesarea documentelor fizice nu necesită electricitate sau hardware/software specific;
perceptibilitate: pentru unii, documentele fizice sunt mai ușor de parcurs și analizat.
Dezavantajele arhivării fizice
necesitatea unor spații de stocare mari: documentele fizice necesită spațiu considerabil pentru arhivare;
riscul de uzură și deteriorare: arhivele fizice sunt vulnerabile la deteriorare (incendii, inundații, uzură în timp);
acces lent și recuperare dificilă: accesul la arhive fizice și recuperarea documentelor pot fi timp-consuming, mai ales dacă spațiul de arhivare este vast;
costuri ridicate pentru organizarea arhivelor fizice: cheltuieli semnificative cu imprimarea, stocarea și menținerea documentelor fizice.
Caracteristicile arhivării digitale: avantaje și dezavantaje
Arhivarea digitală implică stocarea documentelor și informațiilor în format electronic. Acest proces se bazează pe tehnologie pentru a transforma documentele fizice într-un format digital care ușurează stocarea, accesarea și gestionarea acestora.
Avantajele arhivării digitale
utilizare eficientă a spațiului de stocare: documentele digitizate ocupă un spațiu de stocare redus, pe servere dedicate arhivelor digitale sau în cloud;
acces rapid și partajare facilă: documentele digitale pot fi accesate și partajate rapid, de oriunde, necesită doar o conexiune la internet;
posibilitate de căutare după criterii customizate: selectarea informațiilor în documente digitale este rapidă și eficientă, datorită funcțiilor de căutare;
backup și recuperare: facilitățile de backup digital oferă o protecție sporită împotriva pierderii datelor.
Dezavantajele arhivării digitale
dependența de tehnologie: accesul la documente digitale necesită dispozitive electronice și electricitate;
problemele de securitate a datelor: arhivele digitale sunt expuse la atacuri cibernetice, viruși și coruperea datelor;
necesitatea unor upgrade-uri periodice: domeniul IT evoluează rapid, iar documentele digitale pot deveni inaccesibile dacă formatul sau mediul de stocare sunt depășite tehnologic;
costuri ridicate: digitalizarea documentelor existente și menținerea sistemelor IT implică niște costuri semnificative, pentru organizarea, securizarea și întreținerea arhivelor digitale.
Cum să alegi între arhivarea fizică și cea digitală
Evaluează realist necesitățile de business! Dacă afacerea ta generează o cantitate mare de documente (facturi, contracte, rapoarte, documente de personal), axează-te pe arhivare digitală. Analizează aspectele financiare pe care le implică decizia ta. Deși arhivarea digitală necesită o investiție inițială mai mare, costurile de întreținere pot fi mai mici, pe termen lung.
Securitatea și accesibilitatea datelor sunt alte aspecte importante de luat în considerare. Arhivarea digitală oferă un nivel de securitate mai mare, deoarece datele pot fi criptate și protejate prin parole. În plus, documentele digitale pot fi accesate cu ușurință, de oriunde.
Alegerea între arhivarea fizică și cea digitală trebuie să fie bazată pe o înțelegere clară a diferențelor dintre acestea, evaluarea necesităților specifice ale afacerii, programarea costurilor de arhivare, asigurarea securității și accesibilității datelor. Indiferent de metoda aleasă, implementează un sistem eficient de gestionare a documentelor, pentru a asigura eficiența business-ului.
Articolul (P) Arhivare fizică vs. digitală: care sunt avantajele și dezavantajele? apare prima dată în Monitorul Expres – Stiri Brasov.
Citeste mai mult