Noul easybox al primăriilor poartă numele de DocuBox și de câteva săptămâni este funcțional și în oraşul Tăşnad. Localnicii își pot rezolva problemele cu administraţia locală la orice oră. Acum pot depune oricând solicitări primăriei şi pot ridica documente când au timp, nu mai depind de programul funcţionarilor.
DocuBoxul este realizat în întregime de o firmă românească, începând de la soft și proceduri până la design. Acesta deține un cititor de card care reprezintă accesul pentru angajații primăriei prin care pot să deschidă toate ușile dispozitivului. Primul DocuBox a fost instalat anul trecut în comuna Selibăr de lângă Sibiu.
Tăşnadul e primul oraș din județul Satu Mare care are DocuBox funcţional. La Negrești Oaș de asemenea există deja unul, dar nu l-au lansat încă. La nivelul țării există în două localități din Sibiu și în Ilfov. Totul se află la început și este o idee inovativă.
Primarul orașului Tășnad, Adrian Facău, a declarat pentru PortalSM că încă de la începutul mandatului a avut dorința de a încerca să ușureze relația dintre cetățeni și primărie. Acesta își dorește să elimine piedicile și să reducă timpii de așteptare la minim, motiv pentru care a apelat la DocuBox.
Primele teste ale acestei alternative au început deja în decursul anului precedent, moment în care s-a și instalat acest DocuBox. Acesta a fost lansat oficial abia acum aproximativ o lună de zile, deoarece nu s-a dat spre foloșință până nu s-au terminat testele si găzduirea pe pagina primăriei ca totul să functioneze perfect.
DocuBox este creat pentru cei care nu au timp să ajungă fizic la sediul primăriei pentru a solicita diverse documente fizic. Așadar, această „cutie poștală” este funcțională oricând, la orice oră, chiar și în weekend.
„Pe site-ul primăriei există un buton direct pentru a accesa DocuBoxul în care solicitantul, după ce își completează anumite date selectează tipul de document de care are nevoie, i se generează un cod QR și un cod PIN, cu ambele are acces la DocuBox. Scanează codul QR, i se deschdie o ușiță, un sertăraș, în care depune cererea pentru documentele care îl interesează, o închide, după care vine o notificare spre noi la biroul de relații cu publicul, cererea e luată în timpul programului de lucru și ajunge în compartimentul caruia îi era adresată. Când răspunsul este gata, se introduce în DocuBox și cel care a făcut solicitarea primește o notificare că documentul lui este pregătit și îl așteaptă să îl ia, tot așa în orice moment al zilei poate să fie ridicat”, a spus primarul orașului Tășnad.
Până în momentul de față au existat puține solicitări efective, mai multe existând pe partea de test, dar edilul este convins că lumea se va obișnui încet cu acest sistem, iar solicitările vor crește din ce în ce mai mult.
„De la începutul mandatului am făcut un ghișeu care funcționează aproximativ la fel ca unul unic, una dintre cerințele noastre este ca pe toate cererile care se adresează primăriei Tășnad să fie trecut și un număr de telefon. În momentul în care solicitarea, cererea, ajunge la compartimentul căruia est adresată și lipsesc unele documente, în termen de maxim cinci zile, cel care a depus solicitarea este contactat telefonic, dacă reușește să aducă documentele necesare, se finalizează cererea și se întoarce în DocuBox sau chiar mai mult, poate depune în DocuBox o nouă cerere cu solicitările de clarificări pe care le-am cerut”, a precizat Adrian Farcău.
Pe partea de service, există persoane instruite care să poată rezolva marea majoritate a problemelor care ar putea să apară, iar firma parteneră în acest proiect al prim[riei Tășnad face o monitorizare permanentă a acestui DocuBox. Pe partea de software, aceștia pot interveni ușor de la distanță, însă pe partea de hardware, daca e nevoie se trimite o echipă în timp util.
Una din chestiile pe care Primăria Tășnad și-ar dori să o realizeze în viitor și pentru care au și primit deja o solicitare de la serviciul public de evidență a persoanei a fost încercarea de a lega legislativ DocuBoxul și eliberarea documentelor de identitate.
„Avem mulți studenți care își rup o zi din programul lor pentru a-și depune actele pentru buletin, dar nu aș vrea să își mai piardă o zi și pentru a-l ridica și atunci încercăm să găsim o soluție încât să poată ridica actul de identitate din DocuBox în timpul weekendului de exemplu”, a adăugat primarul orașului Tășnad.
