Într-un moment în care digitalizarea administrației publice din România este una dintre cele mai de interes teme pentru reforma statului, tot mai mulți funcționari publici aleg să se specializeze în domeniu.
La Universitatea din București, în cadrul programelor postuniversitare dedicate modernizării statului, cursul de E-Guvernare și principiile comunicării publice, la care predă și Gabriel Baba, a devenit unul dintre cele mai dinamice și aplicate module de formare pentru administrația publică.
Programul E-Guvernare și principiile comunicării publice este creat de către Facultatea de Administrație și Afaceri, Universitatea din București, în parteneriat cu Autoritatea pentru Digitalizarea României, pentru a pregăti specialiști în E-Administrație și E-Democrație, care să aplice principiile guvernanței democratice și ale noii gestiuni publice, cu ajutorul aplicațiilor IT.
Ajuns la al treilea an în care predă la acest curs, Gabriel Baba nu vorbește doar din cărți. Discuțiile, exemplele și analiza legislației sunt filtrate prin experiența practică acumulată în proiecte reale de digitalizare derulate în România.
„Rolul meu este să aduc în fața funcționarilor realitatea administrativă, nu o teorie frumoasă”
„Rolul meu în acest curs este să predau despre realitatea din teren. Discutăm despre legi care au efecte concrete pentru funcționari, dar și despre legi care, deși există, nu sunt încă aplicate în practică. În România există instituții digitalizate, instituții în care cultura digitală și-a spus cuvântul și este foarte îndrăgită de funcționari. De ce? Simplu, pentru că le ușurează munca. Le organizează activitatea. Comunicarea instituțională, multiinstituțională sau cros instituțională se poate realiza exclusiv electronic. Exemplele practice și concrete contează cel mai mult. Funcționarii doresc să vadă aplicații care funcționează și care le simplifică munca. În același timp există și instituții mai puțin digitalizate, în care risipa de resurse financiare este ridicată. În curs abordăm toate aceste tipuri de situații, pentru că doar așa înțelegi cu adevărat cum arată administrația publică digitală și ce pași sunt necesari pentru modernizarea ei.”
Exemple concrete, nu teorie
Unul dintre punctele forte ale cursului este caracterul extrem de practic.
„De exemplu, analizăm situațiile în care unele instituții acceptă semnături electronice calificate, în timp ce instituții de același tip, dar din alte județe, nu le acceptă încă. Discutăm despre cum trebuie conceput un document electronic pentru a fi valid, despre ce presupune Sigiliul Electronic pe documente, despre cum trebuie realizată comunicarea interinstituțională și despre schimbările de cultură organizațională pe care digitalizarea le aduce. De asemenea, analizăm cum au reușit unele instituții din România să închidă complet ghișeul pentru persoane juridice sau persoane fizice sau cum aplicațiile corect concepute le ușurează munca funcționarilor. Urmărim și discutăm ce se întâmplă la nivel European, în materie de digitalizare. Luăm și analizăm pas cu pas cum arată o instituție digitală și cum funcționează.”
„La început există reticență. După ce văd beneficiile, funcționarii devin susținători ai digitalizării”
Întrebat dacă funcționarii publici se tem de digitalizare, Gabriel Baba spune că reacția inițială este firească:
„Foarte mulți neprofesioniști au vorbit în ultimii ani despre digitalizare și au creat idei false, motiv pentru care există la început o reticență. Multe instituții au implementat soluții de digitalizare, iar funcționarii au fost puși în situația să încerce să folosească aplicații care nu funcționau sau dacă funcționau erau foarte greu de folosit, şi astfel satisfacția și entuziasmul pentru digitalizare a scăzut dramatic. După o astfel de experiență este firesc să fie reticenți, însă în toate proiectele în care am fost implicat funcționarii au înțeles încă de la început cum procesul de transformare digital corect le va ușura munca și cum le va îmbunătăți relația cu cetățenii, iar percepția s-a schimbat complet.”
Un interes tot mai mare din partea funcționarilor publici
În fiecare an, interesul pentru curs crește.
„De la an la an participă din ce în ce mai mulți funcționari publici. Oamenii vorbesc între ei, de la instituție la instituție, iar experiența pozitivă se transmite. Crește conștientizarea că digitalizarea nu este un lucru superficial, nu este doar un proiect european, ci un sprijin real pentru administrație și pentru cetățean.”
România poate avea o administrație modernă – dar cheia este omul din instituție
Prin activitatea sa universitară și proiectele în care este implicat, Gabriel Baba transmite un lucru foarte clar: tehnologia singură nu schimbă statul. Tehnologia construită și concepută corect poate schimba statul.
„Digitalizarea nu înseamnă doar software sau o două-trei-cinci aplicații. Înseamnă viziune la conceperea sistemului software, analiză făcută de oameni cu experiență, legislație, proceduri, oameni și o schimbare reală de mentalitate. Iar faptul că tot mai mulți funcționari vin să învețe, să întrebe, să înțeleagă, arată că această schimbare chiar se întâmplă.”
Care este problema principală pentru care instituțiile fac proiecte de digitalizare, dar continuă să lucreze cu pixul și hârtia
„Există astăzi Consilii Județene, Primării și alte tipuri de instituții care lucrează în proporție de peste 95% complet digital. 5% reprezintă excepții care trebuie reglementate legislativ. Dar acestea sunt situații izolate pentru care trebuie printate documentele precum hotărârile de Consiliu Local/Județean, documente de stare civilă sau anumite acte la urbanism, dar toate aceste excepții reprezintă însumat 5%. Sunt instituții în țară care, inclusiv hotărârile de consiliu, le trimit electronic la prefectură. În rest, totul complet digital. Cine spune că nu poate lucra preponderent digital, că problema este legislația, nu are dreptate. Problema principală este că unele instituții cumpără aplicații care nu sunt adaptate specificului administrativ. Sunt soluții gândite pentru mediul privat sau construite teoretic după ureche de oameni care nu știu administrație publică și fără legătură reală cu legislația, procedurile și responsabilitățile unei instituții publice.
În momentul în care o aplicație nu ține cont de fluxurile administrative, de obligațiile legale, de arhivare, de semnătură electronică, de interoperabilitate și de modul în care funcționarul lucrează în realitate, ea devine inutilă sau funcționarul muncește dublu, și în aplicație și pe hârtie. De aici apar frustrările, blocajele și lipsa de încredere. Digitalizarea nu înseamnă doar software, ci soluții construite pentru administrație, testate în administrație și validate în administrație. Când soluția este adaptată realității instituției publice, digitalizarea funcționează. Când aplicațiile dau doar numere de înregistrare sau generează un document/act și mai fac câteva funcționalități, fără să cuprindă efectiv toate procesele administrative, nu putem vorbi despre o cultură organizațională digitală, ci despre câteva aplicații pe care funcționarii fac câteva lucruri. Digitalizarea reală înseamnă când funcționarul se așază la calculator și lucrează preponderent digital. Fără să simtă nevoia să printeze un document. Când echipa de management poate pleca din instituție pe șantier sau în deplasare și pot lucra complet de pe telefonul mobil sau laptop. Când documentele nu așteaptă să vină cineva la birou ca să fie semnate.”
Citeste mai mult
